[[:start|Accueil]] > [[..:..:..:start|Province du Brabant wallon]] > [[..:..:start|Ottignies-Louvain-la-Neuve]] > [[..:start|Réunions]] > [[..:start|Conseil communal du mardi 26 juin 2018 à 20h15]] ====== 1 Personnel communal - Règlement du travail - Annexe VIII - Proposition de modification - Pour accord ====== ===== Co-construction des Pirates ===== ==== Cycle de vie ==== * 2018-06-19T09:11 courriel annonce publique ==== Arguments ==== [[https://wikicitoyen.be/faq/start#ou_discuter_a_propos_du_wikicitoyen|Aide]] /* begin of arguments */ * ** Pour ** * Parce que j'appuie le collège * Parce que le dossier est complet et convaincant * ** Contre ** * Parce que je suis contre le collège * Parce que l'information est absente ou insuffisante * Parce que la transparence administrative n'a pas été respectée * ** Abstention ** * Parce que justification reprise au procès-verbal * Parce que le quorum n'est pas atteint /* end of arguments */ ==== Evaluations ==== Est-ce que les arguments sont vrais, pertinents et importants ? /* begin of evaluations */ ^ Aternative ^ Critère ^ Evaluation de X| | Pour| j'appuie le collège | Vrai - peu pertinent - peu important | | | le dossier est complet et convaincant | Vrai - tres pertinent - très important | | Contre| je suis contre le collège | Vrai - peu pertinent - peu important | | | l'information est absente ou insuffisante | Vrai - pertinent - important | | | la transparence administrative n'a pas été respectée | Vrai - pertinent - important | | Abstention| la justification doit être reprise au procès-perbal | Vrai - pertinent - important | | | le quorum n'est pas atteint | Faux (pas de vote sans quorum) | | | ^ Conclusion ??? | /* end of evaluations */ ArgMap: @context: schema: http://schema.org/ Alt: - value: dummy Args: - value: dummy too ==== Informations complémentaires ==== Certaines informations n'appuient pas un choix mais méritent d'être publiées /* ===== Points d'intérêt ===== */ /* begin poi */ /* end poi */ ===== Tags ===== /* begin of tag list */ {{tag>}} /* end of tag list */ /* ===== Geolocalisation ===== */ /* begin geo */ /* end geo */ Semantic: @context: schema: http://schema.org/ ===== Documents administratifs ===== ==== Détails ==== La mise à jour de la charte relative à la mise en œuvre et à l’utilisation du système de vidéosurveillance intervient dans le cadre du projet de gestion de la sécurité de l’information et de l’entrée en vigueur du nouveau règlement européen sur la protection des données. Suite au projet de mettre en place un tel système de vidéosurveillance sur plusieurs sites appartenant à la Ville, les délégués à la protection des données ont étudié la meilleure manière d’encadrer cette problématique. Il s’agit d’une annexe au règlement de travail commun avec le CPAS.\\ Outre le rappel des principes liés à la mise en œuvre d’un système de vidéosurveillance, la charte vise à établir une procédure pour l’installation, l’utilisation et la maintenance d’un tel système, et ce afin de garantir les droits des travailleurs et des visiteurs mais également les obligations légales des Institutions en terme de protection des données.\\ /* ==== Résumé ==== */ /* ==== Notes explicatives ==== */ ==== Projet de procès-verbal ==== 1. Personnel communal - Règlement du travail - Annexe VIII - Proposition de modification - Pour accord Le Conseil communal, en séance publique, Vu l'article L1122-30 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, Vu la loi du 8 avril 1965 instituant les règlements de travail modifiée par la loi du 18 décembre 2002, Vu la loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail, Vu le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (Règlement général sur la protection des données), Considérant le statut administratif du personnel communal fixé par le Conseil communal le 3 mai 2011 tel qu'approuvé par le Ministre des Pouvoirs locaux et de la Ville par arrêté du 24 août 2011 référencé 050201/02/TS- 704/CC/020811/ O-L-N-2011-0884/AM/jud, Considérant le règlement de travail du personnel communal déposé auprès du Contrôle des Lois sociales sous les N° 19/50021033/WE (01.09.2015) et 19/50031086/WE (19.01.2016), Considérant le procès-verbal de la réunion du 9 avril 2018 du Comité supérieur de Négociation et le protocole 2017/01 du même jour, Considérant le procès-verbal de la réunion du Comité de Concertation Ville-CPAS du 19 juin 2018, Sur proposition du Collège commuanl, DECIDE 1. D'approuver le projet de modification de l'annexe VIII du Règlement du travail rédigé comme suit : Annexe VIII : Charte relative à la mise en œuvre et l’utilisation du système de vidéosurveillance Partie I : Généralités 1. Préambule La Ville et le CPAS d’Ottignies-Louvain-la-Neuve utilisent des systèmes de vidéosurveillance afin d’assurer la sécurité de leurs bâtiments, de leurs biens, de leur personnel et des visiteurs. La présente charte entend décrire les systèmes de vidéosurveillance mis en œuvre par la Ville et le CPAS, et les précautions qui sont prises pour protéger les données à caractère personnel, le droit à la vie privée et les autres droits fondamentaux et intérêts légitimes des personnes filmées par les caméras des systèmes. A ce titre, il y a lieu de distinguer les différentes normes applicables. Outre les règles générales relatives à la protection de la vie privée et aux données à caractère personnel, il y a lieu de tenir compte de la loi du 21 mars 2007 réglant l’installation et l’utilisation de caméras de surveillance. Il peut également être opportun de s’inspirer des dispositions instaurées par la CCT n°68 relative à la protection de la vie privée des travailleurs à l’égard de la surveillance par caméras sur le lieu de travail. 2. Définitions PROJET : version du 19 juin 2018 CONSEIL COMMUNAL DU 26 JUIN 2018 | SEANCE PUBLIQUE Page 2 sur 98 Caméra de surveillance : tout système d’observation fixe ou mobile dont le but est de prévenir, de constater ou de déceler les délits contre les personnes ou les biens ou les nuisances au sens de l’article 135 de la nouvelle loi communale, ou de maintenir l’ordre public, et qui, à cet effet, collecte, traite ou sauvegarde des images ; Caméra de surveillance fixe : est considérée comme fixe la caméra de surveillance qui n’est pas déplacée (transportée) au cours de l’observation. Caméra de surveillance mobile : est considérée comme mobile la caméra de surveillance qui est déplacée (transportée) au cours de l’observation. Par exemple : une caméra embarquée à bord d’un véhicule qui filme alors que le véhicule se déplace. Domaine public : désigne l’espace comprenant les biens qui, par leur nature ou par une décision de l’autorité compétente, sont affectés à l’usage de tous. Donnée à caractère personnel : toute donnée se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (cfr. infra). Institutions : désigne la Ville et le CPAS. Lieu ouvert : tout lieu non délimité par une enceinte et accessible librement au public. Lieu fermé : tout lieu délimité par une enceinte. Cela concerne notamment les bâtiments et les parkings avec contrôle d’accès. Enceinte : elle doit au minimum être composée d’une délimitation visuelle légitimement apposée ou d’une indication permettant de distinguer les lieux. Lieu fermé accessible au public : tout bâtiment ou lieu fermé destiné à l’usage du public, où des services peuvent lui être fournis. Lieu fermé non accessible au public : tout bâtiment ou lieu fermé destiné uniquement à l’usage des utilisateurs habituels. Emplacement : identification, sur le site, des points d’installation, où des caméras de surveillance sont installées. Personne identifiable : personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale. Préposé à la protection des données : personnes désignées par les Institutions pour remplir la fonction de délégué à la protection des données à caractère personnel et/ou de conseiller en sécurité de l’information. Responsable de traitement : la personne physique ou morale, l’association de fait ou l’administration publique, qui seule ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement de données à caractère personnel. Surveillance par caméra : tout système de surveillance comportant une ou plusieurs caméras et visant à surveiller certains endroits ou certaines activités sur le lieu de travail à partir d’un point qui s’en trouve géographiquement éloigné, dans le but ou non de conserver les images dont il assure la collecte et la transmission. Système de surveillance : le système par lequel des caméras de surveillance sont installées et utilisées, y compris le visionnage et le traitement des images. Traitement des données : toute opération ou ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données à caractère personnel. Par exemple, la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction des données. Ville : désigne l’administration communale. 3. Champ d’application La présente charte s’applique : • à l’ensemble des personnes concernées, à savoir : ◦ le personnel quel que soit son statut ou sa catégorie d’emploi (employé, ouvrier, personnel d’entretien, enseignant, intérimaire, stagiaire, étudiant, consultant, volontaire, etc.), ◦ les élus, ◦ les tiers, notamment les citoyens et les fournisseurs. • à l’ensemble des systèmes de vidéosurveillance pour lesquels les Institutions sont désignées comme responsables de traitement, à savoir les systèmes dont elles définissent les finalités, qu’elles installent ou font installer pour leur compte, dont elles gèrent le paramétrage et le traitement des données. 4. Objectifs La présente charte a notamment pour vocation : • de définir les finalités de la mise en œuvre du système de vidéosurveillance ; • de définir les modalités de la surveillance exercée par les Institutions via ce système; • d’encadrer l’accès et le traitement des données à caractère personnel afin d’en assurer la sécurité ; PROJET : version du 19 juin 2018 CONSEIL COMMUNAL DU 26 JUIN 2018 | SEANCE PUBLIQUE Page 3 sur 98 • d’informer et de définir les modalités d’informations des personnes concernées quant à leurs droits vis-à- vis de cette vidéosurveillance ; • de protéger les droits des personnes concernées en matière de vie privée. Partie II : Utilisation des moyens de vidéosurveillance sur les sites des Institutions 1. Principes généraux d’utilisation des moyens de vidéosurveillance Les Institutions, étant sensibles à la problématique de la protection de la vie privée, lorsqu’elles décident d’utiliser les moyens de vidéosurveillance, respectent les principes de transparence, de finalité et de proportionnalité notamment exposés dans le règlement européen du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ainsi que dans les textes légaux directement relatifs à la vidéosurveillance comme la loi « Caméra » du 21 mars 2007. A. Principe de transparence Afin d’avertir les personnes concernées qu’elles sont filmées, les Institutions apposent les pictogrammes règlementaires conformément aux dispositions légales. Par ailleurs, les modalités d’utilisation des moyens de vidéosurveillance définies dans la présente charte sont portées à la connaissance du personnel au minimum par voie d’annexe au règlement de travail. Les autres personnes concernées sont informées via le site web des Institutions. Elles peuvent également s’adresser au préposé à la protection des données. En outre, toute disposition complémentaire d’ordre pratique fait l’objet d’une décision officielle motivée et d’une diffusion auprès des utilisateurs concernés, via note de service à l’attention du personnel ou via le site web à l’attention des visiteurs. B. Principe de finalité Le système de vidéosurveillance fait partie des mesures prises dans le cadre des politiques de sécurité plus générales. Il facilite le contrôle des accès aux bâtiments ; il entend garantir la sécurité du personnel, des élus et des tiers, des bâtiments ainsi que l’intégrité des biens et des informations présentes dans les locaux. Ce système est ainsi utilisé à des fins préventives, dissuasives, et si nécessaire, dans le cadre de la résolution d’enquêtes portant notamment sur des accès physiques non autorisés aux locaux, aux infrastructures informatiques et aux informations, sur des vols et/ou dégradations de matériel ou de biens, sur des agressions, etc. La vidéosurveillance ne peut en aucun cas pallier à l’absence d’un autre système moins intrusif pour la vie privée des personnes concernées. Le système de vidéosurveillance n’est utilisé à aucune autre fin, comme, par exemple, le contrôle du travail ou la présence du personnel. Il est donc entendu que si, par nécessité, des caméras doivent filmer des zones où le passage du personnel est fréquent ou des zones où des membres du personnel sont amenés à travailler temporairement, les images collectées ne pourront en aucun cas servir à des fins d’évaluation. Toutefois, si un membre du personnel se rend coupable d’un des faits que la mise en place du système de surveillance entend prévenir, les données collectées pourront être utilisées contre lui (cfr. supra). C. Principe de proportionnalité Afin de limiter autant que possible une ingérence importante dans la vie privée des personnes concernées, les Institutions veillent à uniquement mettre en œuvre le système de vidéosurveillance lorsque tous les autres moyens envisagés s’avèrent insuffisants au regard des finalités poursuivies (cfr. infra). Dans tous les cas, la décision de recourir à un tel système est motivée et évaluée régulièrement (cfr. infra). Par ailleurs, aucune surveillance n’est exercée dans les endroits où les personnes peuvent s’attendre à une attention particulière pour le respect de leur vie privée, par exemple dans les espaces de détentes, les locaux sanitaires ou les vestiaires. L’emplacement des caméras est choisi avec soin afin de limiter autant que possible la surveillance des zones ne présentant aucun intérêt en regard des finalités déterminées par la présente charte. En outre, conformément au prescrit légal, aucune surveillance n’est exercée sur le domaine public. 2. Mise en œuvre de la vidéosurveillance Afin de garantir le respect des différents principes énoncés ci-avant, la mise en place de tout système de vidéosurveillance est envisagée comme suit. Aucune dérogation à la procédure exposée ci-après n’est autorisée. A. Analyse préliminaire et approbation du projet Afin de garantir le respect des principes de finalité et de proportionnalité (cfr. infra), le projet de mettre en œuvre un système de vidéosurveillance ainsi que le choix de l’emplacement des caméras sont préalablement motivés par écrit, conformément au modèle repris dans l’annexe 1, auprès du Directeur général. Ce rapport est par ailleurs communiqué pour avis au préposé à la protection des données. En cas d’accord du Directeur général, le projet est soumis pour approbation, selon l’Institution concernée, au Collège communal ou au Conseil de l’Action Sociale. En cas de remarque du Directeur général, le projet, conformément amendé suite à ces dernières, est soumis pour approbation, selon l’Institution concernée, au Collège communal ou au Conseil de l’Action Sociale. En cas de désaccord du Directeur général, celui-ci est motivé par écrit. PROJET : version du 19 juin 2018 CONSEIL COMMUNAL DU 26 JUIN 2018 | SEANCE PUBLIQUE Page 4 sur 98 B. Communication Afin de respecter le principe de transparence (cfr. supra), les pictogrammes règlementaires sont apposés aux endroits opportuns préalablement à la mise en route des caméras. S’agissant du personnel concerné est averti au plus tard une semaine avant la mise en route des caméras via une séance d’information et une note de service afin de rappeler les modalités précisées dans la présente Charte et d’exposer l’emplacement des caméras. S’agissant des tiers, ils sont informés via le site web des Institutions qu’un nouveau lieu est mis sous surveillance au moment de la mise en route du système. Il y est rappelé que les visiteurs peuvent prendre contact avec le préposé à la protection des données pour toute information complémentaire. Pour des raisons évidentes de sécurité, les détails sur le fonctionnement du dispositif et l’emplacement précis des caméras n’est pas communiqué au public. Enfin et conformément au prescrit légal, le préposé à la protection des données inscrit le traitement dans le registre prévu à cet effet au minimum un jour avant la mise en route des caméras. C. Collecte des données et spécificités techniques Chaque institution possède son système de vidéo surveillance. Ceux-ci ne sont pas interconnectés ; autrement dit, chaque institution ne peut avoir accès aux données conservées par l’autre. Les images sont collectées automatiquement à partir de caméras fixes. Considérant qu’il y a lieu de protéger autant le personnel et les visiteurs que les biens matériels et les informations détenues par les Institutions, cette surveillance est par défaut organisée 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24. Afin de respecter le principe de proportionnalité (cfr. supra), chaque projet tend toutefois à réduire au strict minimum les plages horaires de surveillance, en privilégiant notamment l’utilisation des caméras uniquement sur détection de présence. Par exemple : la présente Charte prévoit que la collecte d’images ait lieu 7 jours/7 et 24 heures/24 mais, au regard du lieu où les caméras sont installées, il est estimé qu’une surveillance uniquement sur détection de présence et en dehors des heures de service est suffisante. C’est dès lors cette plage horaire qui doit être appliquée. Par ailleurs, la qualité des images collectées et les possibilités de zoom pourront permettre d’identifier les personnes et/ou les véhicules se trouvant dans le champ des caméras, de jour comme de nuit. Des données complémentaires comme le lieu, la date et l’heure peuvent y être associées. Même si le matériel installé le permet, et uniquement à l’exception de l’utilisation d’infrarouges pour la surveillance de nuit, la vidéosurveillance mise en œuvre n’a pas recours à la technologie intelligente pouvant y être attachée, comme par exemple l’association avec toute autre base de données biométriques, photographiques ou d’immatriculations, avec un logiciel de reconnaissance faciale ou de suivi des objets ou des personnes en mouvement, etc. D. Administration technique, Stockage et sécurisation des données L’administration technique du système ainsi que le stockage et l’extraction des données sont assurés par le Service Informatique (cfr. infra). Les données collectées sont stockées sur un serveur dédié et sécurisé appartenant aux Institutions. Excepté pour des raisons de maintenance, aucun écran de contrôle n’est directement relié à ce serveur pour le visionnage des images. L’accès aux images se fait uniquement via une session strictement personnelle dans l’application dédiée, elle-même accessible via un ordinateur protégé par un login et un mot de passe. Le Service Informatique est responsable de la maintenance et de la sécurisation du serveur et du dispositif de caméras de surveillance. Il en documente la gestion quotidienne (cfr. infra) et signale toute anomalie au préposé à la protection des données. Par exemple : une tentative d’intrusion dans le système informatique qui mettrait en danger la sécurité des données collectées par le système de vidéosurveillance. Le Service Informatique peut déléguer à une personne déterminée la maintenance préventive, à savoir la vérification régulière du fait que les caméras fonctionnent et que les images sont exploitables. En toute hypothèse, le responsable du service de prévention et protection ou le préposé à la protection des données est reconnu comme étant habilité pour effectuer cette maintenance. Cette gestion quotidienne est documentée via le registre prévu à cet effet (cfr. infra) et, au besoin, tout disfonctionnement est immédiatement signalé au Service Informatique et/ou au Service Travaux. E. Accès et utilisation des données Toute personne amenée à traiter les données collectées via les systèmes de vidéosurveillance est soumise au devoir de confidentialité et au respect de la présente Charte. Les Institutions se réservent le droit de lui faire signer un engagement écrit en ce sens. Par défaut et pour des raisons évidentes de maintenance du système, les seules personnes ayant accès aux données enregistrées sont les membres du Service Informatique. Tout autre accès est délivré selon les procédures explicitées ci-dessous. Accès et utilisation en direct des données PROJET : version du 19 juin 2018 CONSEIL COMMUNAL DU 26 JUIN 2018 | SEANCE PUBLIQUE Page 5 sur 98 Les images sont visionnées en direct uniquement dans le cadre d’une maintenance préventive destinée à contrôler le bon fonctionnement des caméras (cfr. supra). L’accès à ces images se fait prioritairement via une session personnelle sur une application dédiée (cfr. supra). L’utilisation de cette application se fait aux conditions prescrites par la Charte d’utilisation des moyens numériques d’accès et de traitement de l’information. Accès, utilisation « en différé » L’utilisation des images « en différé » a toujours lieu suite à la mise en évidence d’un incident et/ou d’une anomalie qui peut être détecté(e) : • via une alerte envoyée par le système de vidéosurveillance ; • par un membre du personnel, un élu ou un tiers. En outre, les données collectées peuvent être réclamées par la Police dans le cadre d’une enquête. Toute personne impliquée dans une telle détection et le devoir d’enquête complémentaire qui s’en suit éventuellement est tenue à un devoir strict de confidentialité. Dans le cadre d’une procédure disciplinaire interne, la personne concernée se voit notifier l’existence de données collectées à son encontre via le système de vidéosurveillance ainsi que leur durée de conservation au plus tard lors de la convocation à l’audition. Incident/Anomalie détecté(e) via une alerte envoyée par le système Certains systèmes de vidéosurveillance permettent l’envoi d’un message (courriel, sms, etc.) lorsqu’une caméra commence à enregistrer. Considérant la fréquence de passage dans la zone filmée, ce type d’alerte peut éventuellement être paramétré pour fonctionner uniquement en dehors des heures de service. En tous les cas, le responsable de la zone filmée vérifie préalablement si l’alerte ne concerne pas un évènement justifié. Par exemple : une intervention de la garde du service des Travaux, l’utilisation d’un code pour la désactivation d’une alarme, la présence d’un concierge, l’existence d’autres indices confirmant un incident/une anomalie, etc. Si l’alerte ne peut être vérifiée par un autre évènement justifié, le responsable de la zone filmée fait parvenir un rapport écrit au Directeur général qui, suivant les éléments du dossier, décide d’ordonner ou non le visionnage des images. Ce rapport comprend le lieu, la date et l’heure de l’incident/l’anomalie ainsi que les différentes vérifications préalablement effectuées. Lorsque le Directeur général ordonne le visionnage des images, ces dernières sont visionnées par le responsable du service interne de prévention et protection au travail ou par le préposé à la protection des données, en présence du responsable de la zone filmée ou de son délégué. Dans un rapport écrit au Directeur général, le responsable du service interne de prévention et protection au travail ou le préposé à la protection des données explicitent le contenu des images et les conditions d’utilisation et de conservation des données collectées. Le Directeur général peut alors décider d’engager ou non les poursuites adéquates en regard des faits constatés (procédure disciplinaire, plainte auprès des autorités compétentes, etc.). Incident/Anomalie détecté(e) un membre du personnel, un élu ou un tiers Lorsqu’un incident/une anomalie est détecté(e) par un membre du personnel ou lui est rapportée par un élu ou un tiers, ce dernier en informe directement son responsable de service ou, en l’absence de celui-ci, son supérieur hiérarchique. Si l’incident/l’anomalie est rapportée par un tiers, la personne qui reçoit son témoignage veille à le consigner le plus précisément possible par écrit (lieu, date, heure, nature des faits constatés, etc.) et à prendre les coordonnées du témoin. Le responsable de service ou, en l’absence de celui-ci, son supérieur hiérarchique, fait parvenir un rapport écrit au Directeur général qui, suivant la nature des faits, décide d’un devoir d’enquête complémentaire en interne (selon la procédure explicitée au point précédent) ou du dépôt d’une plainte auprès des autorités compétentes. F. Transfert des données aux autorités policières et judiciaires Les données collectées grâce à un système de vidéosurveillance ne peuvent être transférées qu’aux autorités policières et judiciaires. Ce transfert est documenté via le registre prévu à cet effet (cfr. infra). Dans le cadre d’une procédure impliquant un membre du personnel, une notification est envoyée à la personne concernée au plus tard le jour du transfert de données. G. Registre de maintenance Les activités de maintenance du système sont documentées dans un registre tenu à cet effet par le Service Informatique, le responsable du service de prévention et protection et/ou le préposé à la protection des données. Les informations qui y sont reprises sont au minimum : • l’identification du système de surveillance sur lequel la maintenance est effectuée • la date et l’heure à laquelle la maintenance est effectuée • la nature de la maintenance PROJET : version du 19 juin 2018 CONSEIL COMMUNAL DU 26 JUIN 2018 | SEANCE PUBLIQUE Page 6 sur 98 • l’identité des personnes ayant effectué la maintenance • le constat ou non d’un dysfonctionnement • la date à laquelle le dysfonctionnement est résolu H. Registre des activités de traitement spécifiques au système de vidéosurveillance Toute activité de traitement relative au système de vidéosurveillance est consignée dans un registre tenu à cet effet par le préposé à la protection des données. Toute personne qui en justifie l’intérêt peut solliciter l’accès aux données consignées dans ce registre auprès du préposé à la protection des données. L’utilisation « en différé » du système de vidéosurveillance est documentée au minimum comme suit : • le lieu, la date et l’heure à laquelle les images ont été collectées • l’identité des personnes qui ont visionné les images • la date et l’heure à laquelle les images ont été extraites du serveur • l’identité de la personne ayant procédé à l’extraction • la raison pour laquelle les images ont été extraites • la durée de conservation des images • si la durée de conservation est prolongée, la motivation ainsi que la durée de conservation complémentaire • si les images ont été remises à un tiers : l’identité du destinataire, la date et le support via lequel les données ont été transmises I. Suppression des données Les images sont conservées durant une période de 30 jours calendrier. Toutes les images sont ensuite physiquement écrasées par les nouvelles images enregistrées. Certaines images peuvent être conservées plus longtemps si cela s’avère nécessaire pour servir de preuve après un incident de sécurité ou dans le cadre d’une enquête. Cette conservation est rigoureusement documentée (cfr. supra) et sa nécessité est réévaluée régulièrement. J. Examen périodique Le système de vidéosurveillance est évalué une première fois 6 mois après sa mise en service, notamment dans le but de réaliser d’éventuelles adaptations pratiques et/ou techniques. Celles-ci sont documentées et, si besoin, ces dernières sont portées à la connaissance des personnes concernées (cfr. supra). Par la suite, l’opportunité de maintenir le système de vidéosurveillance est évaluée tous les deux ans par le responsable de chaque zone filmée via un rapport écrit soumis au Directeur général et au préposé à la protection des données qui émettent des recommandations quant au maintien, à la suppression ou à la réorganisation de la vidéosurveillance. Ce rapport, accompagné des éventuelles recommandations, est en outre présenté aux représentants du personnel et, selon l’Institution concernée, au Collège communal ou au Conseil de l’Action Sociale. Partie III : Droits des utilisateurs 1. Droit d’information Dans le cadre des présentes directives, la personne concernée a, à tout moment, le droit de prendre connaissance de toute information la concernant ayant fait l’objet d’un enregistrement par les Institutions. Pour ce faire, il peut prendre contact avec le préposé à la protection des données. 2. Droit de rectification La personne concernée a le droit d’obtenir, via demande écrite auprès du Directeur général, la rectification de toute donnée enregistrée et inexacte la concernant. Dans le mois qui suit l’introduction de cette demande et suivant l’avis du préposé à la protection des données, l’Institution concernée fait rectifier les données si les inexactitudes sont avérées et communique à la personne concernée la suite réservée à sa demande. 3. Droit de suppression et d’effacement La personne concernée qui a fait l’objet d’une surveillance a le droit d’obtenir la suppression de toute donnée enregistrée la concernant qui, compte tenu des finalités du traitement : • est inexacte ; • dont l’enregistrement, la communication et/ou la conservation sont légalement interdits et/ou ne respectent pas les présentes directives ; • qui a été conservée au-delà d’une période raisonnable, c’est-à-dire au-delà de la période nécessaire pour que les éventuels délais de procédure disciplinaire ou judiciaire et ceux liés aux voies de recours contre ces procédures soient épuisés. Ces conditions ne sont pas cumulatives. La personne concernée a le droit d’obtenir, via une demande écrite auprès du Directeur général, la suppression des données la concernant. Dans le mois qui suit l’introduction de cette demande et suivant l’avis du préposé à la protection des données, l’Institution concernée communique à l’utilisateur la suite qui a été réservée à sa demande. 4. Droit de recours PROJET : version du 19 juin 2018 CONSEIL COMMUNAL DU 26 JUIN 2018 | SEANCE PUBLIQUE Page 7 sur 98 Si la personne concernée n’est pas satisfaite de la réponse apportée par l’Institution concernée quant à l’exercice de ses droits d’information, de rectification, de suppression et/ou d’effacement, elle peut prendre contact avec l’Autorité de protection des données. Partie IV : Dispositions finales 1. Entrée en vigueur, évaluation, modification et mise en application pratique La présente Charte entre en vigueur à la date de son approbation par le Conseil. Elle est évaluée périodiquement notamment afin de tenir compte des nouveaux besoins, des nouvelles pratiques et technologies, des nouvelles législations. Toute modification à la présente Charte doit être approuvée par le Conseil. Par ailleurs, toute disposition pratique que l’Institution concernée est amenée à prendre pour la mise en application de la présente Charte fait l’objet d’une décision officielle et d’une diffusion auprès des personnes concernées. 2. Législation et références Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (Règlement général sur la protection des données). Convention européenne des droits de l’homme ; particulièrement l’article 8 relatif à la protection de la vie privée. Pacte international relatif aux droits civils et politiques ; particulièrement, l’article 17 relatif à la vie privée. Déclaration universelle des droits de l’homme ; particulièrement l’article 12. Charte des droits fondamentaux ; particulièrement les articles 7 et 8. La Convention 108 et le Protocol additionnel 181 du Conseil de l’Europe. Constitution belge ; particulièrement l’article 22 relatif à la protection de la vie privée. Code pénal, particulièrement les articles 550 bis et 550 ter relatifs aux Infractions contre la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des systèmes informatiques et des données qui sont stockées, traitées ou transmises par ces systèmes. Code d’instruction criminelle, particulièrement l’article 32 du Titre préliminaire relatif à la nullité d’un élément de preuve obtenu irrégulièrement. Code civil, particulièrement les articles 1382 et 1384 relatifs à la responsabilité civile. Loi du 21 mars 2007 réglant l'installation et l'utilisation de caméras de surveillance Loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l’égard du traitement des données à caractère personnel. Loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail. Arrêté royal du 2 juillet 2008 relatif aux déclarations d'installation et d'utilisation de caméras de surveillance. Arrêté royal du 10 février 2008 définissant la manière de signaler l'existence d'une surveillance par caméra. Arrêté royal du 20 septembre 1998 rendant obligatoire la convention collective de travail n° 68 du 16 juin 1998 relative à la protection de la vie privée des travailleurs à l'égard de la surveillance par cameras sur le lieu de travail. Circulaire ministérielle du 10 décembre 2009 relative à la loi du 21 mars 2007 réglant l'installation et l'utilisation de caméras de surveillance, telle que modifiée par la loi du 12 novembre 2009. Délibération du Conseil Communal du 8 juin 2017 relative à l’approbation de la Politique de gestion intégrée de l’information et de la sécurité de l’information. Délibération du Conseil de l’Action sociale du 18 mai 2015 relative à la désignation de conseillers en sécurité de l’information pour le CPAS. Délibération du Collège Communal du 1er juin 2017 relative à la désignation d’un co-délégué à la protection des données supplémentaire pour la Ville. Délibération du Collège Communal du 1er juin 2017 relative à la désignation de conseillers en sécurité de l’information pour la Ville. Délibération du Collège Communal du 2 juin 2016 relative à la désignation de délégués à la protection des données pour la Ville. Délibération du Collège communal du 9 juillet 2015 relative à la désignation d’un co-conseiller en sécurité local de l’information (ratification de la délibération du Conseil de l’Action sociale du 18 mai 2015). Règlement de travail du personnel communal et du CPAS (version du 01/09/2015), notamment les titres IX et X relatifs aux procédures disciplinaires et pénalités/amendes pour le personnel. Recommandation de la CPVP n°04/2012 du 29/02/2012, d'initiative sur les diverses possibilités d'application de la surveillance par caméras. Recommandation n° r (89) du 18 janvier 1989 du comité des ministres aux états membres sur la protection des données à caractère personnel utilisées à des fins d'emploi. Lignes directrices du Contrôleur Européen de la Protection des Données en matière de vidéosurveillance (dans sa version du 17 mars 2010). La présente charte a notamment été rédigée sur le modèle de la Politique en matière de vidéosurveillance de la Cour des comptes européenne (approuvée le 26 octobre 2011) et de la Politique de vidéosurveillance du Groupe Banque européenne d’investissement (dans sa version de septembre 2012). PROJET : version du 19 juin 2018 CONSEIL COMMUNAL DU 26 JUIN 2018 | SEANCE PUBLIQUE Page 8 sur 98 Annexe 1 : Rapport préliminaire à la mise en œuvre d’un système de vidéosurveillance Date : Auteur du rapport : Nom, prénom, fonction Mise en contexte de la vidéosurveillance Site à placer sous surveillance : Motivation : Expliciter ici les raisons pour lesquelles vous souhaitez recourir à la vidéosurveillance. Merci d’appuyer votre exposé par des faits concrets et d’expliquer en quoi les moyens mis en œuvre actuellement ne sont pas suffisants. Emplacement des caméras : Merci de fournir un plan indiquant l’emplacement et les angles de vue des caméras. Responsable de la zone filmée : Nom, prénom et fonction de la personne qui sera chargée du suivi du présent projet, tant dans sa mise en œuvre, son évaluation ou les premières vérifications dans le cadre de la détection d’incident/anomalie. Recommandations du préposé à la protection des données Cadre réservé au préposé à la protection des données Avis du Directeur général Cadre réservé au Directeur général ◦ Favorable ◦ Favorable, sous conditions : ◦ Défavorable, motivation : Annexe 2 : Mise en œuvre d’un système de vidéosurveillance Date : Auteur du rapport : Nom, prénom, fonction Site concerné : Date d’approbation du projet d’installation du système de vidéosurveillance : Merci de joindre une copie de la délibération du Collège (Ville) ou du Conseil de l’Action sociale (CPAS) Matériel de vidéosurveillance : Référence du bon de commande/du marché public : Merci de joindre une copie du descriptif technique remis au fournisseur lors de la commande ainsi qu’une copie du descriptif technique du matériel acquis Information des travailleurs et des tiers : Référence de la note de service : Date de diffusion de la note de service : Emplacement des pictogrammes : Date d’installation des pictogrammes : Date de mise en service du système de vidéosurveillance : Annexe 3 : Evaluation du système de vidéosurveillance Date : Auteur du rapport : Nom, prénom, fonction Site concerné : Date de mise en service du système de vidéosurveillance : Evaluation : o après 6 mois (première évaluation) o biannuel Evaluation technique : Les réglages des caméras sont-ils adéquats ? Par exemple : les angles de vue, la sensibilité des détecteurs de présence, les plages horaire d’enregistrement, etc. o Oui o Non. Pourquoi ? Des disfonctionnements du système de vidéosurveillance ont-ils été constatés ? o Oui o Non Evaluation des données collectées : Des anomalies/infractions ont-elles été détectées ou prouvées grâce au système de vidéosurveillance ? o Oui o Non Les données collectées ont-elles permis de poursuivre les auteurs d’anomalies/d’infractions ? PROJET : version du 19 juin 2018 CONSEIL COMMUNAL DU 26 JUIN 2018 | SEANCE PUBLIQUE Page 9 sur 98 o Oui o Non Evaluation de l’efficacité du système de vidéosurveillance : Grâce à l’installation de ce système, avez-vous constaté une baisse des (tentatives) d’accès non autorisé, de dégradation ou de vol, d’agression, etc. o Oui. Expliquez. o Non Poursuite de l’utilisation de la vidéosurveillance : Recommandations du préposé à la protection des données Cadre réservé au préposé à la protection des données Avis du Directeur général Cadre réservé au Directeur général ◦ Favorable ◦ Favorable, sous conditions : ◦ Défavorable. Motivation : Date de la prochaine évaluation : Le document peut servir de fiche d’identification du système de vidéosurveillance auquel on joindra tous les autres documents utiles pour le suivi du dossier. Il peut être joint en annexe au dossier présenté au Collège pour approbation du projet. Documents utiles pour compléter le dossier : • Délibé du Collège • CDC, offre et attribution pour le matériel choisi (pour spécificités techniques) • Notes de service • Rapports d’évaluation du système • Documents relatifs au visionnage en direct 2. De soumettre la présente décision à l'approbation des autorités de tutelle. /* ==== Délibération ==== */ /* ==== Décision ==== */ /* ==== Impact financier ==== */ /* ==== Votes ==== */ /* ==== Authentification ==== */ /* ==== Annexes ==== */ ~~SHORTURL~~ ~~DISCUSSION~~